المادة 1 (الغرض)
الغرض من هذه اللائحة هو تحديد الأمور اللازمة لكي يلتزم المسؤولون والموظفون في KMPCosmetics (المشار إليها فيما يلي بـ«الشركة»؛ ويقصد بـ«المسؤولين والموظفين» في هذه اللائحة جميع من يعملون في أعمال الشركة) بجميع القوانين واللوائح على أساس أخلاقي، وتكوين ثقافة مؤسسية أخلاقية، وتحقيق الإدارة الشفافة والمسؤولة.
المادة 2 (تعريف المصطلحات)
تُعرَّف المصطلحات المستخدمة في هذه اللائحة وما إليها على النحو التالي.
1. «الأخلاق» هي المبادئ التي يُميَّز بها بين الصواب والخطأ وبين الخير والشر، وهي منظومة القيم التي تكون معياراً للسلوك، أي ما يجدر بالإنسان أن يفعله ويلتزم به.
2. يقصد بـ«الإدارة الأخلاقية» الإدارة التي تراعي الأمور التالية مراعاة فعّالة.
1) إدارة تلتزم فيها جميع الأنشطة الإدارية للشركة طوعاً لا بالقانون فحسب بل أيضاً بالمعايير الأخلاقية التي تكوّنت بالعرف الاجتماعي
2) إدارة تتوافر فيها أنظمة تنفيذ الرقابة الداخلية والترتيبات المؤسسية بحيث تكون جميع القرارات داخل الشركة وتصرفات المسؤولين والموظفين أخلاقية ومشروعة
3) إدارة يُبنى فيها نظام رقابة ذاتية لمنع التصرفات غير الأخلاقية أو المخالفة للقانون
3. يقصد بـ«ميثاق الأخلاقيات» القيم والأهداف التي ينبغي السعي إليها لأداء الدور المنوط بالفرد في رسالة المحبة والنور بوصفه عضواً في شركة جديرة بالثقة، وهو الروح الأساسية للإدارة بمجملها ومعيار الحكم على القيم.
المادة 3 (المبادئ)
على المسؤولين والموظفين الالتزام بالقوانين واللوائح والتحلي بالأخلاق في كل ما يقومون به.
المادة 4 (نطاق التطبيق وما إليه)
① على المسؤولين والموظفين الالتزام الدقيق بالأمور المقررة في هذه اللائحة.
② على الشركة، وفقاً لما تقرره هذه اللائحة وما إليها، أن تُنشئ وتُشغّل التنظيم والأنظمة اللازمة للإدارة الأخلاقية، وأن تضع اللوائح الداخلية ذات الصلة وتُنفّذها.
المادة 5 (ميثاق الأخلاقيات وما إليه)
تضع لجنة الإدارة الأخلاقية قواعد سلوك لتحقيق ميثاق الأخلاقيات (نموذج ملحق رقم 1)، ويجوز لها أن تحدد معايير السلوك التفصيلية على نحو منفصل.
الفصل 2 التنظيم والتدريب
المادة 6 (التنظيم وما إليه)
① يجوز للشركة إنشاء لجنة إدارة أخلاقية تتولى شؤون الإدارة الأخلاقية بمجملها، بما في ذلك اتخاذ قرارات سياسة الإدارة الأخلاقية ووضع اللوائح ذات الصلة.
② يجوز للجنة الإدارة الأخلاقية المذكورة في الفقرة السابقة أن تتلقى مساعدة الإدارة المختصة في تصريف أعمالها، ويجوز أن يُعيَّن في تلك الإدارة عدد قليل من موظفي الإدارة الأخلاقية من ذوي المعرفة المتخصصة.
③ يقوم موظفو الإدارة الأخلاقية المذكورون في الفقرة السابقة بالمهام التالية فيما يتعلق بالإدارة الأخلاقية.
1. وضع خطط تنفيذ الإدارة الأخلاقية وتنفيذها
2. إصدار أدلة الإدارة الأخلاقية (الكتيبات الإرشادية وغيرها) وتوزيعها
3. وضع خطط تدريب الإدارة الأخلاقية وتنفيذها
4. تشغيل مركز الاقتراحات والإبلاغ المتعلق بالإدارة الأخلاقية
5. معالجة بلاغات المخالفات وطلب معاقبة المخالفين
6. تقديم المشورة والاستشارة في المسائل المستفسر عنها بشأن الإدارة الأخلاقية
7. سائر الأمور التي تراها لجنة الإدارة الأخلاقية ضرورية
المادة 7 (التعليم والتدريب)
على الشركة أن تنفذ تدريباً يمكّن المسؤولين والموظفين من فهم مضمون الإدارة الأخلاقية والإلمام بالقوانين الرئيسية ومتطلبات الالتزام المتصلة بأعمالهم.
الفصل 3 الرقابة الداخلية وما إليها
المادة 8 (الرقابة الداخلية)
على الشركة أن تجعل المسؤولين والموظفين يلتزمون باللوائح المتعلقة بالإدارة الأخلاقية، وأن تُشغّل نظام رقابة داخلية قادراً على منع المخالفات أو اكتشافها مبكراً.
المادة 9 (الإبلاغ عن المخالفات ومعالجتها)
① إذا علم المسؤولون أو الموظفون بأن أحدهم قد ارتكب فعلاً مخالفاً للإدارة الأخلاقية، وجب عليهم إبلاغ الرئيس التنفيذي بذلك فوراً، ويجوز لهم تقديم المعلومة إذا رأوا أن هناك احتمالاً لوقوع مخالفة.
② على من يرغب في الإبلاغ عن مخالفة أن يقدّم بيانات المُبلِّغ الشخصية والمُبلَّغ عنه والمخالفة وأدلتها معاً.
③ على الرئيس التنفيذي أن يحقق في مضمون البلاغ ويتحقق منه، وأن يتخذ التدابير المناسبة كالمعاقبة وتحسين الأنظمة.
④ يجب حماية المُبلِّغ عن المخالفة من أي ضرر يلحق به، ويجوز عند الاقتضاء منحه تدابير تفضيلية كالمكافأة.
المادة 10 (التفتيش والتحقيق)
① يجوز للرئيس التنفيذي أن يفتش ويحقق فيما إذا كان المسؤولون أو الموظفون قد ارتكبوا أفعالاً مخالفة للإدارة الأخلاقية أو خالفوا اللوائح ذات الصلة.
② يجري تنفيذ التفتيش والتحقيق وما يترتب عليهما من إجراءات وفقاً لما تقرره اللوائح الداخلية المتعلقة بالرقابة الداخلية.
المادة 11 (الإجراءات بحق المخالفين)
إذا ارتكب مسؤول أو موظف فعلاً مخالفاً للإدارة الأخلاقية أو خالف هذه اللائحة وما إليها، جاز اتخاذ إجراءات تأديبية أو غيرها وفقاً لما تقرره لائحة شؤون الموظفين وقواعدها.
الفصل 4 لجنة الإدارة الأخلاقية
المادة 12 (الدور)
لجنة الإدارة الأخلاقية (المشار إليها فيما يلي بـ«اللجنة») هي أعلى جهة لاتخاذ القرار في تنفيذ الإدارة الأخلاقية، وتتولى تكوين ثقافة مؤسسية أخلاقية وإدارة قرارات سياسة الإدارة الأخلاقية في الشركة وتقييمها.
المادة 13 (التشكيل)
① تتألف اللجنة من الرئيس التنفيذي والمديرين ومن يلزم من الأعضاء.
② يكون الرئيس التنفيذي رئيساً للجنة.
③ عند غياب رئيس اللجنة، يُباشر مهامه بالنيابة وفق الترتيب الذي تحدده اللجنة.
المادة 14 (الاختصاصات)
تنظر اللجنة في الأمور التالية وتبتّ فيها.
1. اتخاذ قرارات سياسة الإدارة الأخلاقية
2. وضع قواعد السلوك ومعايير السلوك بموجب ميثاق الأخلاقيات وتعديلها وإلغاؤها
3. وضع القواعد التفصيلية المتعلقة بتنفيذ هذه اللائحة وتعديلها وإلغاؤها
4. الأمور المتعلقة بتقييم واقع الإدارة الأخلاقية
5. سائر الأمور التي يراها مجلس الإدارة أو اللجنة ضرورية
المادة 15 (الاجتماعات)
يجوز عقد اللجنة في أي وقت إذا رأى رئيسها ضرورة لذلك.
المادة 16 (طريقة اتخاذ القرار)
① تصدر قرارات اللجنة بحضور أغلبية الأعضاء المسجلين وموافقة أغلبية الأعضاء الحاضرين.
② يجب إبلاغ مجلس الإدارة بالأمور التي تقررها اللجنة.
المادة 17 (حضور ذوي العلاقة وما إليه)
① إذا رأى رئيس اللجنة ضرورة لذلك، جاز دعوة المسؤولين أو الموظفين أو أشخاص من خارج الشركة لحضور اللجنة والاستماع إلى آرائهم.
② لا يجوز للعضو صاحب المصلحة في أمر معروض على اللجنة أن يحضر الاجتماع.
المادة 18 (الأمين)
يُعيَّن أمين اللجنة من بين الأعضاء اللازمين، ويتولى الإشراف على التحضيرات المتعلقة بعقد اللجنة ومعاونة رئيسها في تسيير الاجتماع.
المادة 19 (محضر الاجتماع)
① يتولى الأمين إعداد محضر اجتماع اللجنة.
② يُدوَّن في المحضر بنود جدول الأعمال وموجز سير الاجتماع ونتائجه، ويوقّعه الأعضاء الحاضرون بالاسم والختم أو بالتوقيع.
الفصل 5 أحكام تكميلية
المادة 20 (التعاون مع الإدارات الأخرى)
عند وضع اللوائح المتعلقة بالإدارة الأخلاقية أو تعديلها، يجب إبلاغ رئيس الإدارة المختصة بأعمال المراجعة.
المادة 21 (وضع القواعد وما إليها)
تحدد لجنة الإدارة الأخلاقية التفاصيل المتعلقة بتنفيذ هذه اللائحة، ويجوز للأمين أن يحدد على نحو منفصل الأمور المفوضة بموجب هذه اللائحة ومن لجنة الإدارة الأخلاقية وسائر الأمور اللازمة لممارسة الإدارة الأخلاقية.
المادة 22 (الوضع والتعديل)
يتطلب وضع هذه اللائحة أو تغييرها قراراً من مجلس الإدارة. غير أنه يجوز للرئيس التنفيذي إجراء التعديل في الحالات التي لا تنطوي على تغيير جوهري في المضمون، كتغيير المصطلحات تبعاً لتعديل القوانين واللوائح الداخلية، أو التغيير البسيط في الهيكل التنظيمي، أو غير ذلك من تغييرات النظام أو تصحيحات الصياغة.
الأحكام الختامية
المادة 1 [تاريخ النفاذ]
يبدأ العمل بهذه اللائحة اعتباراً من 1/5/2019.
---------------------------------------------------------------------------
[نموذج ملحق رقم 1] ميثاق الأخلاقيات
آراء المسؤولين والموظفين القيّمة أساس لنمو الشركة والثقة بهااستفسار عام