المادة 1 (الغرض)
تهدف هذه اللائحة إلى تحديد المسائل اللازمة للتنفيذيين والموظفين (يُقصد بـ "التنفيذيين والموظفين" في هذه اللائحة جميع العاملين في أعمال الشركة) في شركة KMPCosmetics المحدودة (ويُشار إليها فيما يلي بـ "الشركة") لتشكيل ثقافة مؤسسية أخلاقية من خلال الامتثال لكافة القوانين واللوائح على أساس أخلاقي، وتحقيق الإدارة الشفافة والإدارة المسؤولة.
المادة 2 (تعريف المصطلحات)
تعريفات المصطلحات المستخدمة في هذه اللائحة وغيرها هي كما يلي:
1. يُقصد بـ "الأخلاق" الواجب الأخلاقي الذي ينبغي على الإنسان ممارسته والالتزام به، باعتباره مبدأً يميز بين الصواب والخطأ والخير والشر، ومنظومة قيم تُعد معياراً للسلوك.
2. يُقصد بـ "الإدارة الأخلاقية" الإدارة التي تعكس الأمور التالية بشكل فعّال.
1) الإدارة التي تلتزم فيها جميع الأنشطة الإدارية للشركة طوعاً ليس فقط بالقوانين، بل أيضاً بالمعايير الأخلاقية التي شكلتها الأعراف الاجتماعية
2) الإدارة المجهزة بأنظمة تنفيذ الرقابة الداخلية والآليات المؤسسية لضمان أن تكون جميع عمليات اتخاذ القرار داخل الشركة وسلوكيات المسؤولين والموظفين أنشطة أخلاقية وقانونية
3) الإدارة التي يتم فيها بناء نظام رقابة ذاتية لمنع الأفعال غير الأخلاقية أو المخالفة للقانون وغيرها
3. يقصد بـ "ميثاق الأخلاقيات" الروح الأساسية لمجمل الإدارة ومعيار الحكم القيمي، بوصفه القيم التي ينبغي السعي إليها والأهداف المنشودة من أجل الوفاء بدورنا في رسالة المحبة والنور بصفتنا أعضاء في شركة قائمة على الإيمان.
المادة 3 (المبادئ)
يجب على المديرين والموظفين الالتزام بالقوانين واللوائح والتحلي بالأخلاق في جميع أعمالهم.
المادة 4 (نطاق التطبيق وغيره)
① يجب على المديرين التنفيذيين والموظفين الالتزام التام بما تنص عليه هذه اللوائح.
② يجب على الشركة بناء وتشغيل التنظيمات والأنظمة اللازمة للإدارة الأخلاقية وفقًا لما تنص عليه هذه اللائحة وغيرها، وسنّ وتنفيذ اللوائح الداخلية ذات الصلة.
المادة 5 (ميثاق الأخلاقيات وما إلى ذلك)
تضع لجنة الإدارة الأخلاقية مدونة السلوك لتحقيق ميثاق الأخلاقيات (النموذج المرفق رقم 1)، ويجوز لها تحديد معايير السلوك التفصيلية بشكل منفصل.
الفصل 2 التنظيم والتدريب
المادة 6 (التنظيم وما إلى ذلك)
① يجوز للشركة إنشاء لجنة الإدارة الأخلاقية للإشراف على مجمل شؤون الإدارة الأخلاقية، بما في ذلك إقرار سياسات الإدارة الأخلاقية وسنّ كافة اللوائح ذات الصلة وغيرها.
② للمساعدة في تسيير أعمال لجنة الإدارة الأخلاقية المشار إليها في الفقرة السابقة، يمكن الاستعانة بقسم الإدارة، ويجوز تعيين عدد قليل من مسؤولي الإدارة الأخلاقية ذوي الخبرة المتخصصة في قسم الإدارة.
③ يؤدي مسؤول الإدارة الأخلاقية المشار إليه في الفقرة السابقة المهام التالية المتعلقة بالإدارة الأخلاقية:
1. وضع وتنفيذ خطط تعزيز الإدارة الأخلاقية
2. إصدار وتوزيع أدلة الإدارة الأخلاقية (الكتيبات الإرشادية وغيرها) 2
3. وضع وتنفيذ خطط التدريب على الإدارة الأخلاقية
4. تشغيل مركز المقترحات والبلاغات المتعلقة بالإدارة الأخلاقية
5. معالجة البلاغات عن المخالفات والمطالبة بمعاقبة المخالفين
6. أداء دور الإرشاد والاستشارة بشأن الاستفسارات المتعلقة بالإدارة الأخلاقية
7. المسائل الأخرى التي ترى لجنة الإدارة الأخلاقية أنها ضرورية
المادة 7 (التعليم والتدريب)
يجب على الشركة إجراء تدريبات لتمكين المسؤولين التنفيذيين والموظفين من فهم مضمون الإدارة الأخلاقية، والإلمام بالقوانين واللوائح الرئيسية المتعلقة بالعمل ومتطلبات الامتثال.
الفصل 3 الرقابة الداخلية وغيرها
المادة 8 (الرقابة الداخلية)
يجب على الشركة تشغيل نظام للرقابة الداخلية لضمان التزام المسؤولين التنفيذيين والموظفين باللوائح المتعلقة بالإدارة الأخلاقية وما إلى ذلك، ولمنع المخالفات أو الكشف المبكر عنها.
المادة 9 (الإبلاغ عن المخالفات وما إلى ذلك ومعالجتها)
① عندما يعلم أي من المسؤولين التنفيذيين أو الموظفين بحقيقة قيام أحد المسؤولين التنفيذيين أو الموظفين بفعل يخالف الإدارة الأخلاقية، يجب عليه إبلاغ الرئيس التنفيذي بذلك فوراً، وفي حال التقدير بوجود خشية من وقوع مخالفة، يجوز له تقديم مضمون ذلك كمعلومات.
② يجب على من يرغب في الإبلاغ عن فعل مخالف أن يقدم البيانات الشخصية للمُبلِّغ إلى جانب الشخص المُبلَّغ عنه، والفعل المخالف، والأدلة على ذلك وغيرها.
③ يجب على الرئيس التنفيذي التحقيق في محتوى البلاغ والتحقق منه، واتخاذ الإجراءات المناسبة مثل المعاقبة وتحسين النظام.
④ يجب حماية المُبلِّغ عن المخالفات من التعرض لأي ضرر، ويجوز اتخاذ إجراءات تفضيلية مثل منح المكافآت عند الاقتضاء.
المادة 10 (الفحص والتحقيق)
① يجوز للرئيس التنفيذي إجراء الفحص والتحقيق فيما إذا كان المديرون التنفيذيون والموظفون قد ارتكبوا أفعالاً تتعارض مع الإدارة الأخلاقية أو خالفوا اللوائح ذات الصلة وغيرها.
② يخضع إجراء الفحص والتحقيق والتصرفات المترتبة عليهما لما تنص عليه كافة اللوائح الداخلية المتعلقة بالرقابة الداخلية.
المادة 11 (الإجراءات المتخذة بحق المخالفين)
في حال قيام أحد المديرين أو الموظفين بفعل يخالف الإدارة الأخلاقية أو ينتهك هذه اللائحة وغيرها، يجوز اتخاذ إجراءات تأديبية أو غيرها وفقاً لما تنص عليه لائحة شؤون الموظفين وقواعد شؤون الموظفين وغيرها.
الفصل 4 لجنة الإدارة الأخلاقية
المادة 12 (الدور)
تُعد لجنة الإدارة الأخلاقية (ويُشار إليها فيما يلي بـ "اللجنة") أعلى هيئة لصنع القرار في تنفيذ الإدارة الأخلاقية، وتؤدي دورًا يتمثل في ترسيخ ثقافة مؤسسية أخلاقية وإدارة عملية اتخاذ القرارات المتعلقة بسياسات الإدارة الأخلاقية وتقييمها في الشركة.
المادة 13 (التشكيل)
① تتألف اللجنة من الرئيس التنفيذي والمديرين التنفيذيين والأفراد اللازمين.
② يكون الرئيس التنفيذي هو رئيس اللجنة.
③ في حال غياب رئيس اللجنة أو تعذر قيامه بمهامه، ينوب عنه في أداء مهامه من يليه وفق الترتيب الذي تحدده اللجنة.
المادة 14 (المهام)
تتداول اللجنة وتبتّ في المسائل التالية:
1. تحديد سياسات الإدارة الأخلاقية
2. سنّ وتعديل وإلغاء قواعد السلوك ومعايير السلوك وفقاً لميثاق الأخلاقيات
3. سن وتعديل وإلغاء القواعد التفصيلية المتعلقة بتنفيذ هذه اللائحة
4. المسائل المتعلقة بتقييم واقع الإدارة الأخلاقية
5. المسائل الأخرى التي يرى مجلس الإدارة أو اللجنة أنها ضرورية
المادة 15 (الاجتماعات)
يجوز دعوة اللجنة للانعقاد في أي وقت عندما يرى رئيس اللجنة ذلك ضروريًا.
المادة 16 (طريقة اتخاذ القرارات)
① تُتخذ قرارات اللجنة بحضور أغلبية الأعضاء المسجلين وموافقة أغلبية الأعضاء الحاضرين.
② يجب إبلاغ مجلس الإدارة بقرارات اللجنة.
المادة 17 (حضور ذوي العلاقة وغيرهم)
① عندما يرى رئيس اللجنة أن ذلك ضروري، يجوز له طلب حضور المديرين التنفيذيين أو الموظفين أو أشخاص من الخارج أمام اللجنة للاستماع إلى آرائهم.
② لا يجوز للعضو الذي له مصلحة ذات صلة بشأن مسألة معروضة على اللجنة حضور الاجتماع.
المادة 18 (أمين السر)
يُعيَّن أمين سر اللجنة من بين الأفراد المعنيين عند الحاجة، ويتولى الإشراف العام على التحضيرات المتعلقة بعقد اجتماعات اللجنة، ويساعد رئيس اللجنة في تسيير الجلسات.
المادة 19 (محضر الاجتماع)
① يجب على أمين السر إعداد محضر اجتماعات اللجنة.
② يُدوَّن في محضر الاجتماع جدول الأعمال وملخص مجريات الجلسة ونتائجها، ويجب على الأعضاء الحاضرين وضع أسمائهم وأختامهم أو التوقيع عليه.
الفصل 5 أحكام تكميلية
المادة 20 (التعاون مع الأقسام الأخرى)
عند سنّ أو تعديل اللوائح المتعلقة بالإدارة الأخلاقية، يجب إخطار رئيس القسم المسؤول عن أعمال التدقيق.
المادة 21 (سن القواعد وغيرها)
تحدد لجنة الإدارة الأخلاقية التفاصيل المتعلقة بتنفيذ هذه اللائحة، ويجوز لأمين السر أن يحدد بشكل منفصل المسائل المفوضة بموجب هذه اللائحة ومن قِبل لجنة الإدارة الأخلاقية، وغيرها من المسائل اللازمة لممارسة الإدارة الأخلاقية.
المادة 22 (السن والتعديل)
عند الرغبة في سن هذه اللائحة أو تعديلها، يجب الحصول على قرار من مجلس الإدارة. غير أنه في حال التعديلات التي لا تنطوي على تغيير جوهري في المضمون، مثل تغيير المصطلحات تبعاً لتعديل القوانين واللوائح الداخلية، أو التغيير البسيط في الهيكل التنظيمي، أو غير ذلك من تغييرات النسق أو تعديلات الصياغة اللفظية، يجوز للرئيس التنفيذي إجراء التعديل.
أحكام تكميلية
المادة 1 【تاريخ السريان】
تدخل هذه اللائحة حيز التنفيذ اعتبارًا من تاريخ 2019/5/1.
---------------------------------------------------------------------------
【النموذج المرفق رقم 1】ميثاق الأخلاقيات
تُعدّ الآراء القيمة للمديرين والموظفين ركيزةً لنمو الشركة وتعزيز الثقة بهااستفسار عام